e-Arşiv fatura, kâğıt faturanın elektronik ortamda düzenlenen karşılığıdır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse kullanılır. Pazaryeri müşterilerinin çoğu bireysel olduğu için e-ticarette en sık kesilen belge budur. Yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı niteliği taşır ve Vergi Usul Kanunu hükümlerine tabidir.
e-Arşiv ile e-Fatura farkı
| Konu | e-Arşiv fatura | e-Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura'ya kayıtlı olmayan kişi ve kurumlar | e-Fatura'ya kayıtlı mükellefler |
| Alıcıya ulaşma | Elektronik ortamda ya da talebe göre kâğıt çıktı | GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna |
| E-ticarette tipik kullanım | Bireysel müşteri siparişi | Şirket adına verilen sipariş |
Ayrıntılı karşılaştırma için e-Fatura maddesine bakın.
İnternet satışında zorunlu bilgiler
509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği internetten yapılan satışlar için ek bilgi ister. Fatura üzerinde "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi yer alır. Ayrıca şunlar yazılır:
- Satış işleminin yapıldığı web adresi.
- Ödeme şekli ve ödeme tarihi.
- Mal satışında gönderiyi taşıyanın adı soyadı ya da unvanı ile VKN/TCKN bilgisi.
- Malın gönderildiği ya da hizmetin yapıldığı tarih.
- İade bölümü: iade edenin adı soyadı, adresi, imzası ve iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı, tutarı.
Bu satışlarda e-Arşiv fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir. Pakette irsaliye yerine geçen bir belge bulunur: e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısı, ÖKC fatura bilgi fişi ya da sevk irsaliyesi.
Kimler kullanmak zorunda?
e-Fatura'ya kayıtlı mükellefler, kayıtlı olmayanlara kestikleri faturaları e-Arşiv olarak düzenler. 535 Sıra No'lu Tebliğ internetten satış yapanlar için eşiği 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde 500 bin TL brüt satış hasılatı olarak belirledi. Bu eşiği aşanlar e-Fatura ve e-Arşiv'e geçer.
e-Arşiv'e kayıtlı olmayanlar da bazı faturaları portaldan kesmek zorundadır. 1 Mart 2022'den itibaren vergiler dahil 5.000 TL'yi aşan faturalar bu kapsamdadır. Alıcı vergi mükellefiyse sınır, VUK 232. maddedeki o yıla ait fatura düzenleme tutarıdır. Eşikler tebliğlerle değişebildiği için güncel durumu mali müşavirinizle teyit edin.
Nasıl kesilir?
Üç yol vardır: GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portalı, kendi sisteminizi GİB'e doğrudan bağlamak ya da bir özel entegratör kullanmak. Sipariş sayısı arttıkça portala tek tek bilgi girmek hata üretir. Saystok'un e-Arşiv fatura ekranı, sipariş bilgileriyle faturayı Trendyol E-Faturam ya da GİB e-Arşiv Portalı üzerinden keser.