Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Biz kimiz, bu metin neyi kapsar

Bu metin; saystok.com sitesini, Saystok web panelini ve Saystok mobil uygulamasını (hepsi birlikte "Saystok" veya "Hizmet") kullanırken kişisel verilerinize ne olduğunu anlatır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m. 10 uyarınca yapmamız gereken bilgilendirme de bu metinle yapılır. Kişisel verilerinizin sorumlusu aşağıdaki şirkettir:

Metinde "biz" ya da "Saystok" dediğimizde bu şirketi kastediyoruz. Saystok; pazaryerlerinde ve kendi e-ticaret sitesinde satış yapan işletmelerin stok, sipariş, müşteri sorusu, iade, fatura ve kârlılık işlerini tek yerden yürütmesi için geliştirilmiş bir bulut yazılımıdır.

2. İki farklı rolümüz

Saystok'taki veriler, kime ait olduklarına göre iki gruba ayrılır ve her grupta sorumluluğumuz farklıdır:

• Kendi kararımızla işlediğimiz veriler (veri sorumlusuyuz): hesap açarken ve hizmeti kullanırken doğrudan sizinle ilgili oluşan bilgiler; hesap, abonelik ve fatura bilgileri, destek yazışmaları, giriş ve güvenlik kayıtları, site ziyaret kayıtları. Bu verilerin neden ve nasıl işleneceğini biz belirleriz.
• Sizin adınıza işlediğimiz veriler (veri işleyeniz): mağazanızı bağladığınızda pazaryerlerinden gelen sipariş sahibi, teslimat adresi, müşteri sorusu gibi alıcılarınıza ait bilgiler. Bu verilerin sorumlusu satıcı olarak sizsiniz; biz onları yalnız sizin talimatınızla ve hizmetin gerektirdiği kadar kullanırız. Bu ilişkinin kuralları Veri İşleme Sözleşmesi'nde yer alır.

Alıcı verilerinden bu metinde söz etmemizin nedeni, onlara nasıl davrandığımızı açıkça göstermektir. Alıcılarınızı bilgilendirme yükümlülüğü satıcıya aittir (bkz. "Satıcı olarak sizin yükümlülükleriniz").

3. Kimlerin verileri işleniyor

• Kullanıcılar: Saystok'ta hesap açan satıcılar ve bir hesaba eklenen ekip üyeleri (yönetici, editör, görüntüleyici).
• Ziyaretçiler: saystok.com'u, blog yazılarını ve hesaplama araçlarını kullanan herkes.
• Bize yazanlar: e-posta, WhatsApp ya da panel içi destek üzerinden bizimle iletişim kuran, satın almadan önce bilgi isteyen kişiler.
• Mağaza Analizi kullanıcıları: Trendyol mağaza karnesi çıkaran ve dilerse ipucu e-postalarına katılan satıcılar.
• Satıcıların alıcıları: kullanıcılarımızın pazaryerlerindeki ve sitelerindeki müşterileri (yalnız veri işleyen sıfatıyla).

4. Hangi verileri işliyoruz

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, dilerseniz eklediğiniz cep telefonu, mağaza adı. Google ile girişte Google'ın bize ilettiği ad, soyad, e-posta, profil fotoğrafı bağlantısı, dil tercihi ve varsa kurumsal alan adı.
• Hesap güvenliği: şifrenizin geri çevrilemeyen özeti (şifrenin kendisi tutulmaz), e-posta doğrulama ve giriş kodlarının özetleri, hesaptaki rolünüz, son giriş zamanınız ve IP adresiniz.
• Fatura ve abonelik: fatura profili (şahıs hesabında ad soyad ve T.C. kimlik numarası; şirket hesabında unvan, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi; adres, il, ilçe, posta kodu, telefon ve fatura e-postası), plan, deneme ve ödeme dönemleri, ödeme kayıtları. Saystok üzerinde kart bilgisi alınmaz.
• Bağlantı bilgileri: pazaryeri ve e-ticaret platformlarının API anahtarları, gizli anahtarları, satıcı/mağaza numaraları ve erişim jetonları; e-fatura için kullandığınız Trendyol E-Faturam veya GİB e-Arşiv Portalı giriş bilgileri. Hepsi şifreli saklanır.
• Mağaza işletim verileri: ürün, stok, fiyat, maliyet, sipariş, iade, hakediş, kargo ve fatura bilgileri; stok değişiklik geçmişi, depo sayımı, rakip fiyat takibi, komisyon listeleri ve reklam saatleri. Bunların çoğu kişisel veri değildir; işlemi yapan kullanıcının adı veya e-postası gibi kayıtlar eşlik eder.
• Alıcı verileri (sizin adınıza): sipariş sahibinin adı soyadı, teslimat ve fatura adresi, pazaryeri paylaşıyorsa telefonu ve e-postası, sipariş içeriği, kargo takip numarası, müşteri sorusu ve iade talebi metinleri.
• Mağaza Analizi: Trendyol satıcı numarası; Trendyol'un herkese açık mağaza sayfasındaki puan, rozet ve vitrin bilgileri ile orada yayımlanan müşteri değerlendirmeleri; hazırlanan karne raporu. Analiz için formdan girdiğiniz API anahtarı analiz bittikten sonra saklanmaz.
• İletişim kayıtları: destek talepleri, mesajlar ve eklediğiniz ekran görüntüleri; bize gönderdiğiniz e-postalar; WhatsApp üzerinden yazışmalar.
• Teknik kayıtlar: giriş denemeleri (tarih, IP adresi, tarayıcı bilgisi, giriş yöntemi ve sonucu); hata raporları (gördüğünüz hata mesajı, sayfa, tarayıcı, ekran ve dil bilgisi, gizli alanları maskelenmiş istek ayrıntısı); gönderilen e-postaların kayıtları; stok değişikliğini hangi kullanıcının yaptığı.
• Onay kayıtları: ipucu e-postalarına katıldığınızda onay metni, zamanı ve IP adresi. Çerez tercihiniz ise yalnız tarayıcınızda tutulur.
• Deneme hakkı denetim kayıtları: kayıt anındaki IP adresi, e-posta adresinizin sadeleştirilmiş hâli ve özeti, mağaza adı, bağladığınız mağazaların herkese açık kimlikleri (satıcı numarası, mağaza alan adı gibi). Bu kayıtlara gizli anahtar yazılmaz.

Mobil uygulama kamerayı yalnız depo sayımında barkod okutmak için ve izninizle kullanır; görüntü kaydetmez. Konum, rehber, mikrofon ve galeri izni istenmez.

Sağlık, din, biyometrik veri gibi özel nitelikli kişisel verilere ihtiyacımız yoktur. Lütfen destek mesajlarına ve eklerine bu tür bilgileri koymayın.

5. Veriler bize nasıl ulaşıyor

• Sizden: kayıt, giriş ve ayar ekranlarına, fatura profiline, destek ve Mağaza Analizi formlarına yazdıklarınız; bize gönderdiğiniz e-posta ve WhatsApp mesajları.
• Google'dan: Google ile giriş seçtiğinizde Google'ın doğruladığı hesap bilgileri.
• Bağladığınız platformlardan: verdiğiniz yetkiyle pazaryeri ve e-ticaret API'leri, bu platformların gönderdiği anlık bildirimler (webhook) ve e-fatura sağlayıcıları.
• Herkese açık kaynaklardan: Mağaza Analizi için Trendyol'un herkese açık mağaza sayfası.
• Sistemin kendisinden: giriş, hata ve güvenlik kayıtları; tarayıcı depolaması (ayrıntı Çerez Politikası'nda).

6. Ne için ve hangi hukuki dayanakla

Aşağıdaki tablo, her işleme faaliyetini kullandığı verilerle ve KVKK'daki dayanağıyla birlikte gösterir. Veriler yalnız bu amaçlar için, amaçla bağlantılı ve ölçülü biçimde kullanılır.

Kişisel verilerinizi satmayız ve kiralamayız.

7. Bilgilendirme ve tanıtım e-postaları

• Hizmet için gerekli e-postalar: doğrulama kodları, şifre sıfırlama, şifreyle girişte haftalık güvenlik kodu, deneme süresi hatırlatmaları, destek yanıtları, abonelik ve fatura bildirimleri. Bunlar hesabın işleyişiyle ilgilidir ve hesabınız açık olduğu sürece gönderilir.
• Kendi açtığınız bildirimler: günlük kritik stok özeti ve reklam saati bildirimleri. Varsayılan olarak kapalıdır; ilgili ayardan istediğiniz zaman açıp kapatabilirsiniz.
• Mağaza karnesi ipucu dizisi: Mağaza Analizi'nden sonra bir ay içinde gönderilen beş e-posta. Yalnız onay kutusunu işaretlerseniz başlar; onay metni, zamanı ve IP adresi kaydedilir. Her e-postadaki bağlantıyla tek tıkla ayrılabilirsiniz.

8. Otomatik değerlendirmeler

Ücretsiz denemenin aynı kişi ya da mağaza tarafından tekrar tekrar başlatılmasını önlemek için her yeni kayıt, önceki kayıtlarla otomatik olarak karşılaştırılır. Bu karşılaştırmada e-posta adresinin sadeleştirilmiş hâli, kayıt IP adresi, mağaza adı ve bağlanan mağazaların herkese açık kimlikleri kullanılır. Güçlü bir eşleşme çıkarsa yeni hesap deneme süresi olmadan açılabilir ya da önceki hesaptan kalan süreyle sınırlanabilir.

Bu sonuca itiraz edebilirsiniz (KVKK m. 11/1-g). destek@saystok.com adresine yazdığınızda karar bir çalışanımız tarafından yeniden incelenir. Bunun dışında kişiler hakkında sonuç doğuran otomatik bir karar mekanizmamız yoktur.

9. Pazaryeri ve fatura bağlantı bilgileriniz

API anahtarları ve e-fatura giriş bilgileri, mağazanız adına işlem yapmaya yetki verdiği için en hassas verilerimiz arasındadır:

• Veritabanına yazılmadan önce AES-256-GCM algoritmasıyla şifrelenir.
• Şifreleme anahtarı verilerden ayrı tutulur ve yalnız sunucu tarafında kullanılır; kaydettiğiniz anahtar arayüzde açık hâliyle tekrar gösterilmez.
• Anahtarlar yalnız sizin kurduğunuz işlemler (stok, sipariş, soru, ürün, fatura gibi) için kullanılır.
• Bir bağlantıyı Saystok'tan kaldırdığınızda o bağlantının kayıtlı anahtarı silinir. Sızdığından şüphelendiğiniz bir anahtarı ilgili platformda iptal edip yenisini Saystok'a girin.
• Destek ekibimiz sorun çözerken anahtarlarınızı, şifrenizi veya doğrulama kodunuzu sizden istemez.

10. Verileri kimlerle paylaşıyoruz

Kişisel veriler, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK m. 8 ile m. 9'daki şartlara uygun biçimde yalnız aşağıdaki alıcılarla paylaşılır. Hizmet sağlayıcılarımızın güncel listesi Veri İşleme Sözleşmesi'nde yer alır.

Yurt dışına aktarım: Tabloda yurt dışı olarak gösterilen aktarımlar, ilgili hizmetin çalışması için gereken veriyle sınırlıdır ve KVKK m. 9'daki şartlara tabidir. Google ile giriş, asistan, etiket dönüştürme ve çeviri isteğe bağlı özelliklerdir; kullanmazsanız bu aktarımlar olmaz. Belirli bir aktarımın hangi güvenceye dayandığını öğrenmek için destek@saystok.com adresine yazabilirsiniz.

Veriler bu tablodakiler dışında kimseyle paylaşılmaz.

11. Ne kadar süre saklıyoruz

Her veriyi, toplandığı amaç için gereken ve kanunların öngördüğü süre kadar tutarız. Süre bitince veri silinir, yok edilir ya da kimseyle ilişkilendirilemeyecek biçimde anonimleştirilir.

• Hesap, mağaza ve bağlantı verileri: hesabınız açık kaldığı sürece. Hesabı sildiğinizde ürün, sipariş, stok, bağlantı bilgileri, fatura profili, destek talepleri ve ödeme kayıtları silme işlemiyle birlikte kalıcı olarak silinir.
• Alıcı verileri: siz silene veya hesabınız kapanana kadar. Pazaryerlerinden gelen anlık bildirim (webhook) kayıtları 30 gün sonra kendiliğinden silinir.
• Tamamlanmamış kayıt başvurusu: e-posta doğrulama kodunun geçerlilik süresi olan 10 dakika.
• Muhasebe kayıtları ve faturalar: hesabınızı silseniz de vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü süre boyunca (kural olarak 10 yıla kadar) muhasebe kayıtlarımızda.
• Giriş, güvenlik ve hata kayıtları: güvenlik amacının ve olası uyuşmazlıklardaki zamanaşımı sürelerinin gerektirdiği kadar.
• Deneme hakkı denetim kayıtları: hesap silindikten sonra da, deneme hakkının kötüye kullanılmasını önleme amacının gerektirdiği süre boyunca. Bu kayıtlar yalnız bu amaçla kullanılır.
• İpucu e-postası onay kaydı: dizide kaldığınız sürece ve ayrıldıktan sonra, ticari elektronik ileti mevzuatı gereği üç yıl.
• E-posta yazışmaları: konunun kapanmasından sonra zamanaşımı süreleri boyunca.
• Tarayıcı kayıtları: Çerez Politikası'nda her kayıt için ayrı ayrı belirtilmiştir.

Yedek kopyalar tutulduğu durumlarda, silinen veriler bu kopyalardan da yedeklerin yenilenmesiyle kalkar.

12. Hesabınızı silmek

Hesabınızı web panelde Ayarlar → Hesap → Hesabımı sil adımıyla, mobil uygulamada ise Hesap ekranındaki Hesabı sil düğmesiyle kendiniz silebilirsiniz. Dilerseniz destek@saystok.com adresine de yazabilirsiniz.

• Mağazada tek kullanıcı sizseniz mağazanın tüm iş verisi ve kayıtlı bütün bağlantı bilgileri kalıcı olarak silinir; hesabınızla giriş yapılamaz.
• Mağazada başka kullanıcılar da varsa yalnız sizin kullanıcı hesabınız silinir; mağaza diğer kullanıcılarla çalışmaya devam eder.
• Silmeden sonra yalnız deneme hakkı denetim kayıtları ve yasal saklama gerektiren muhasebe kayıtları kalır (bkz. "Ne kadar süre saklıyoruz").
• Silme geri alınamaz. İhtiyaç duyduğunuz raporları önceden indirmenizi öneririz.

13. Çerezler ve tarayıcı kayıtları

Saystok'un kendi sunucuları tarayıcınıza çerez yazmaz. Oturumunuzun açık kalması ve tercihlerinizin hatırlanması için tarayıcınızın yerel depolaması kullanılır; bunlar hizmetin çalışması için gereklidir. Google Ads reklam ölçümü ise yalnız çerez bildiriminde "Kabul et" derseniz devreye girer; reddederseniz Google etiketi hiç yüklenmez.

Hangi kaydın ne işe yaradığını, ne kadar kaldığını ve Google sunucularından yüklenen giriş düğmesini Çerez Politikası'nda ayrıntılı olarak bulabilirsiniz. Seçiminiz site kullanımınızı etkilemez; tercihinizi buradan sıfırlarsanız bildirim bir sonraki ziyaretinizde yeniden gösterilir.

Çerez tercihimi sıfırla

14. Haklarınız

KVKK m. 11 size, kişisel verileriniz konusunda bize şu talepleri yöneltme hakkı verir:

• Hakkınızda veri işleyip işlemediğimizi sormak ve işliyorsak bunun bilgisini istemek,
• Verilerinizi hangi amaçla kullandığımızı ve bu amaca uygun davranıp davranmadığımızı öğrenmek,
• Verilerinizin Türkiye'de ve yurt dışında hangi alıcılara gittiğini öğrenmek,
• Eksik veya hatalı bilgilerin düzeltilmesini istemek,
• İşleme sebebi ortadan kalkan verilerinizi KVKK m. 7'ye göre sildirmek veya yok ettirmek,
• Bir düzeltme veya silme yapıldığında, verinizi paylaştığımız alıcılara da bunun haber verilmesini istemek,
• Yalnız otomatik sistemlerle yapılan bir analizin aleyhinize sonuç doğurmasına itiraz etmek,
• Verilerinizin hukuka aykırı işlenmesi yüzünden zarar gördüyseniz bu zararın karşılanmasını istemek.

15. Haklarınızı nasıl kullanırsınız

Talebinizi Saystok hesabınızda kayıtlı e-posta adresinizden destek@saystok.com adresine yazabilir ya da imzalı bir dilekçeyle yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvuruda bulunması gereken bilgiler, örnek metin ve sonraki adımlar KVKK Başvurusu sayfasındadır.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse yalnız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği tarife uygulanabilir. Yanıtımızı yetersiz bulursanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

16. Verilerinizi nasıl koruyoruz

• Tarayıcınız veya uygulamanız ile sunucularımız arasındaki trafik TLS ile şifrelenir.
• Şifreler geri çevrilemeyen bir özet olarak, doğrulama kodları da özetlenerek saklanır; bağlantı bilgileri AES-256-GCM ile şifrelenir.
• Şifreyle girişte haftada bir e-postayla gönderilen ek doğrulama kodu istenir.
• Panelde 30 dakika hareketsiz kalınca oturum kendiliğinden kapanır; Ayarlar → Hesap bölümünden bütün cihazlardaki oturumları kapatabilirsiniz.
• Mağaza içinde yönetici, editör ve görüntüleyici rolleriyle kimin neyi yapabileceğini siz belirlersiniz.
• Çalışanlarımızın hesaplara erişimi görev rolleriyle (destek, faturalama, muhasebe) sınırlıdır; yönetim panelinde yapılan değişiklikler kayıt altına alınır, panel girişinde ek e-posta doğrulaması istenir.
• Tekrarlanan başarısız girişler ve aşırı istekler otomatik olarak sınırlandırılır.
• Hata raporlarında şifre, anahtar ve jeton gibi gizli alanlar maskelenir.

İnternet üzerinden hiçbir iletim yöntemi kusursuz değildir. Bir güvenlik sorunu fark ederseniz ya da hesabınızın izinsiz kullanıldığından şüphelenirseniz vakit kaybetmeden destek@saystok.com adresine bildirin. Verilerin yetkisiz kişilerce ele geçirilmesi hâlinde durumu, mevzuatın öngördüğü sürede Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve etkilenen kişilere bildiririz.

Siz de güçlü ve yalnız Saystok'ta kullandığınız bir şifre seçin; API anahtarlarınızı kimseyle paylaşmayın.

17. Satıcı olarak sizin yükümlülükleriniz

• Alıcılarınızın verileri bakımından veri sorumlusu sizsiniz. Onları bilgilendirmek ve verilerini hukuka uygun işlemek sizin yükümlülüğünüzdür.
• Saystok'a yalnız hizmetin gerektirdiği alıcı verisini aktarın; destek taleplerine, gerekmedikçe alıcı adı, adresi veya telefonu eklemeyin.
• Hesabınıza eklediğiniz ekip üyelerini bu metinden haberdar edin.
• Bir alıcınız kişisel verileriyle ilgili bize başvurursa talebi size yönlendiririz; yanıt vermeniz için gereken bilgileri sağlarız. Ayrıntılar Veri İşleme Sözleşmesi'ndedir.

18. Reşit olmayanlar

Saystok işletmelere yönelik ticari bir yazılımdır; 18 yaşından küçükler için tasarlanmamıştır. Reşit olmayan birinin bize veri verdiğini öğrenirsek bu veriyi silmek için gereken adımları atarız. Böyle bir durumdan haberdar olursanız lütfen bize bildirin.

19. Başka sitelere verilen bağlantılar

Saystok; pazaryeri panellerine, Google'a, WhatsApp'a ve başka sitelere bağlantılar içerir. Bu sitelerde verileriniz o sitelerin kendi kurallarına göre işlenir. Bağlantıyı izlemeden önce ilgili sitenin gizlilik metnini okumanızı öneririz.

20. Bu metin nasıl güncellenir

Mevzuat, hizmetimiz ya da veri işleme biçimimiz değiştiğinde bu metni güncelleriz. Geçerli metin her zaman bu sayfadadır ve başındaki "Son güncelleme" tarihi değişir. Sizi doğrudan etkileyen önemli değişiklikleri ayrıca e-postayla veya panel içi bildirimle duyururuz.

21. Bize ulaşın

Bu metinle veya kişisel verilerinizle ilgili her soru için: