E-ticarette fatura, e-Arşiv ve vergi: yeni satıcıların bilmesi gerekenler
E-ticarette para kazanmanın en sıkıcı ama en kritik tarafı fatura ve vergi düzenidir. Pazaryerinin hakediş ödemesi hesabınıza yattığında işiniz bitmiş gibi görünür; oysa her sipariş için fatura, her ay komisyon faturalarının gider kaydı ve her dönem KDV beyannamesi vardır. Bu yazı mali müşavirinizin yerini tutmaz, ama onunla aynı dili konuşmanızı sağlar.
Her satış için fatura: kim, kime, ne zaman?
Pazaryerinde satış yaptığınızda faturayı siz (satıcı) düzenlersiniz; alıcı son tüketiciyse fatura tüketici adına, kurumsal alıcıysa şirket adına kesilir. Pazaryeri, sipariş detayında fatura bilgilerini verir. Faturayı en geç malın teslimi veya hizmetin ifasından itibaren yedi gün içinde düzenlemek gerekir; pratikte satıcıların çoğu faturayı kargoya verirken keser ve pakete ekler ya da elektronik olarak iletir.
Dikkat edilmesi gereken nokta, sipariş tutarı ile faturadaki tutarın eşleşmesidir. Pazaryerinin uyguladığı indirim ve kuponlar sipariş belgesinde ayrı görünür; faturayı müşterinin ödediği tutar üzerinden düzenlerken bu kalemleri doğru yansıtın. Hakediş ile fatura toplamları arasındaki fark, komisyon ve kesintilerden oluşur; bunu izlemek için Trendyol hakediş kontrolü rehberine bakın.
Pazaryeri satışında karşılaşacağınız belgeler:
| Belge | Kim düzenler | Kime | Satıcı için anlamı |
|---|---|---|---|
| Satış faturası (e-Arşiv veya e-Fatura) | Satıcı | Tüketiciye ya da kurumsal alıcıya | Her sipariş için; en geç teslimden itibaren yedi gün içinde |
| Komisyon, kargo ve hizmet faturası | Pazaryeri | Satıcıya | Giderdir, KDV'si indirilebilir; her ay panelden indirilip muhasebeye iletilir |
| Hakediş (ödeme) raporu | Pazaryeri | Satıcıya | Satış − kesintiler − iade/iptal = hesaba yatan; aylık mutabakatın temeli (hakediş nasıl hesaplanır) |
| İade faturası ya da iade kaydı | Kurumsal alıcı iade faturası düzenler; tüketici iadesinde satıcı gider pusulası ya da iade kaydıyla kapatır | Satıcıya ve muhasebeye | Satış faturası iptal edilmez; iade kaydı pazaryeri onayıyla aynı ay yapılır |
e-Arşiv Fatura ve e-Fatura nedir, ne zaman zorunlu?
Kağıt fatura yerine elektronik fatura düzenlemenin iki yolu vardır. e-Fatura, alıcı da e-Fatura mükellefiyse kullanılan kapalı sistemdir; e-Arşiv Fatura ise e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara (çoğunlukla son tüketiciye) düzenlenir. Her ikisi de Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge portalı üzerinden veya özel entegratörler aracılığıyla düzenlenir.
İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan mükellefler için e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş zorunluluğu, genel mükelleflerden daha düşük ciro sınırlarına bağlanmıştır. Sınırlar tebliğlerle güncellendiği için kesin tutarı GİB duyurularından ve mali müşavirinizden teyit edin. Ayrıca e-Arşiv mükellefi olmayanlar bile belirli bir tutarı aşan faturaları GİB portalından e-Arşiv olarak düzenlemek zorundadır.
Pratik öneri
Henüz zorunlu olmasa bile e-Arşiv'e erken geçin. Pazaryeri entegrasyonları ve ön muhasebe yazılımları e-Arşiv faturayı siparişten otomatik üretebilir; bu, her sipariş için elle fatura yazmaktan çok daha az hata üretir.
KDV: satışta tahsil edilir, giderde indirilir
Sattığınız ürünün KDV oranı ürüne göre değişir (örneğin kitapta ve bazı gıda ürünlerinde indirimli oranlar, çoğu üründe genel oran). Fiyatınızı belirlerken KDV'yi müşteriye yansıtırsınız, dönem sonunda ise sattığınız ürünlerin KDV'sinden aldığınız ürün, kargo, komisyon ve reklam faturalarındaki KDV'yi indirip farkı beyan edersiniz.
Bu yüzden pazaryerinin size kestiği komisyon, kargo ve hizmet faturaları çok önemlidir: hepsi giderdir ve KDV'si indirilebilir. Bu faturaları her ay pazaryeri panelinden indirip muhasebenize iletin; unutulan komisyon faturası fazla vergi ödemek demektir.
Kayıt, bildirim ve diğer yükümlülükler
Yalnızca pazaryerinde satış yapıyorsanız ETBİS bildirimini pazaryeri sizin adınıza yapar; kendi siteniz varsa ETBİS'e kaydolmanız gerekir. Sitenizde satıcı kimliğiniz, iletişim bilgileriniz, mesafeli satış sözleşmesi ve ön bilgilendirme formu bulunmalıdır. Bu konuları e-ticaret mevzuatı yazısında ayrıntılı ele aldık.
- Her ay: komisyon/kargo faturalarını indir, satış faturalarını kontrol et.
- Her dönem: KDV beyannamesi (mali müşavir aracılığıyla).
- Yılda bir: gelir vergisi veya kurumlar vergisi beyannamesi.
İade ve iptalde fatura ne olur?
Müşteri cayma hakkını kullanıp ürünü iade ettiğinde, tüketiciye düzenlenmiş faturanın iade işlemi için ya müşteri iade faturası düzenler (kurumsal alıcıysa) ya da satıcı gider pusulası/iade kaydı ile işlemi kapatır; e-Arşiv faturalarda iptal ve iade süreçleri GİB kılavuzlarında ayrıca açıklanır. Pazaryeri iade onayı ile muhasebe kaydını aynı gün eşleştirmek, dönem sonunda tutarsızlığı önler.
Stok tarafında ise iade edilen ürün fiziksel kontrolden geçmeden satılabilir stoka eklenmemelidir; bu hem muhasebe hem müşteri deneyimi için geçerlidir. Bkz. pazaryeri iade yönetimi.
Hakediş ile fatura toplamı neden tutmaz?
Yeni satıcıların muhasebede en çok takıldığı nokta, kestikleri satış faturalarının toplamı ile pazaryerinden hesaba gelen paranın tutmamasıdır. Bu normaldir: pazaryeri, satış bedelinden komisyonu, kargo ücretini, varsa kampanya katkı payını ve iade/iptal kesintilerini düşerek öder; bu kesintilerin her biri için size ayrı fatura keser. Dolayısıyla doğru mutabakat üç belgeyi karşılaştırır: sizin kestiğiniz satış faturaları, pazaryerinin kestiği gider faturaları ve hakediş (ödeme) raporu.
Bu karşılaştırmayı aylık yapmak, eksik yatırılan tutarları ve yanlış kesilen komisyonları yakalamanızı sağlar; büyük satıcılarda bu farklar küçük tutarların toplamı olarak ciddi rakamlara ulaşır. Yöntem Trendyol hakediş kontrolü rehberinde; aynı mantık diğer pazaryerleri için de geçerlidir.
- Satış faturaları toplamı: sizin kestiğiniz.
- Gider faturaları: komisyon, kargo, hizmet, kampanya payı.
- Hakediş: satış − kesintiler − iade/iptal = hesaba yatan.
Cayma hakkı ve faturanın ilişkisi
Tüketicinin 14 günlük cayma hakkı (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği), muhasebe tarafında iade kaydı demektir: satış faturası iptal edilmez, iade belgesiyle kapatılır. Pazaryeri iadeyi onayladığında hakedişten düşer; siz de muhasebede iade kaydını aynı ay yaparsınız. İade kaydını geciktirmek dönem KDV'sini şişirir. Bakanlığın e-ticaret SSS sayfası tüketici tarafını, mali müşaviriniz muhasebe tarafını açıklar.
Ön muhasebe düzeni: haftada bir saat
Fatura ve vergi düzeni, biriktirilmezse haftada bir saati geçmez. Önerilen rutin: her sipariş için fatura kargoya verirken kesilir (entegrasyon veya ön muhasebe yazılımı bunu otomatik yapabilir); her cuma pazaryeri panellerinden o haftanın komisyon, kargo ve hizmet faturaları indirilip tek klasöre konur; her ay başında hakediş raporu, satış faturaları ve gider faturaları karşılaştırılır ve tamamı mali müşavire iletilir. Bu üç adımı tek bir kişi sahiplenmeli ve takvime bağlamalıdır.
Ürün maliyetlerini de aynı düzende tutun: tedarikçi faturaları girildiğinde birim maliyet güncellenir ve kâr raporu doğru çalışır (ürün maliyeti ve kâr marjı). Maliyeti güncellenmeyen ürün, kârlı görünüp zarar ettirebilir.
- Her sipariş: fatura (otomatik tercih edilir).
- Her cuma: pazaryeri gider faturalarını indir.
- Her ay: hakediş mutabakatı, mali müşavire teslim, maliyet güncellemesi.
Sık sorulan sorular
Pazaryeri benim adıma fatura kesiyor mu?
Hayır. Pazaryeri aracıdır; satış faturasını satıcı düzenler. Pazaryeri yalnızca size komisyon, kargo ve hizmet faturası keser.
e-Arşiv'e geçmek için ne gerekir?
Mali mühür veya e-imza ve GİB portalına başvuru; ya da bir özel entegratörle anlaşma. Mali müşaviriniz başvuruyu sizin adınıza yapabilir.
Küçük ciroda da fatura kesmek zorunda mıyım?
Evet. Vergi mükellefi olan herkes her satış için fatura (veya koşulları varsa perakende satış fişi) düzenlemek zorundadır; pazaryeri satışlarında uygulama fatura yönündedir.
Faturayı pakete koymak zorunlu mu?
e-Arşiv faturada elektronik iletim (e-posta, SMS linki) yeterlidir; birçok satıcı yine de çıktısını pakete ekler. Pazaryeri kuralları ek şartlar koyabilir.