Özel entegratör, e-Belge düzenlemek isteyen mükelleflere teknik altyapı sağlayan firmadır. 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği bu kuruluşları tanımlar: teknik yeterliği olan ve test sürecinden sonra Bakanlıktan izin alan entegrasyon kuruluşları. İzinli firmaların güncel listesi GİB'in e-Belge sitesinde yayımlanır.
Ne iş yapar?
Tebliğe göre özel entegratör şu hizmetleri verebilir:
- e-Belge ve e-Belge raporu oluşturmak.
- Belgeyi mali mühürle onaylamak ve zaman damgası kullanmak.
- Belgeyi alıcıya, raporunu GİB'e elektronik ortamda iletmek.
Kısacası satıcı faturanın içeriğini verir, entegratör imzalama ve iletme işini üstlenir. Satıcının kendi mali mühür altyapısını kurmasına gerek kalmaz.
Üç yöntem arasındaki fark
| Yöntem | Kim için uygun | Not |
|---|---|---|
| GİB portalı | Az fatura kesenler | Ücretsiz; faturalar elle girilir |
| Doğrudan entegrasyon | Kendi yazılım ekibi olan büyük firmalar | GİB'e başvuru ve altyapı kurulumu gerekir |
| Özel entegratör | Çoğu e-ticaret satıcısı | Ücretli; API ile yazılımlara bağlanır |
GİB'in duyurusuna göre özel entegratör yöntemini seçenlerin ayrıca Bakanlığa başvurmasına gerek yoktur. Mükellef isterse birden fazla özel entegratör ya da entegratörle birlikte portal kullanabilir.
Gizlilik ve izin iptali
Özel entegratör, işlediği ticari sır niteliğindeki bilgileri e-Belge işlemleri dışında kullanamaz. Taraflardan yazılı izin olmadan, Bakanlık dışında üçüncü kişilerle paylaşamaz. İzni iptal edilen entegratör, hizmet verdiği mükellefleri uyarmak zorundadır. Bu durumda satıcı belirlenen sürede başka bir yönteme geçer.
E-ticaret satıcısı neye bakmalı?
- GİB listesinde izinli olup olmadığına.
- Kullandığınız pazaryeri ya da entegrasyon yazılımıyla API bağlantısı olup olmadığına.
- Kontör (fatura başına) mi, paket mi fiyatlandırdığına.
- Arşivleme süresi ve faturaya toplu erişim imkânına.
Saystok, faturayı Trendyol E-Faturam hesabı üzerinden ya da GİB e-Arşiv Portalı ile kesebilir; sağlayıcı Ayarlar'dan seçilir. Ayrıntı e-Arşiv fatura sayfasında.