Sayım farkı, kayıtların gerçekten ne kadar saptığını gösterir. Eksik fark, sistemde olup rafta olmayan üründür. Fazla fark ise rafta olup sistemde görünmeyen üründür. İkisi de sorundur: eksik fark iptal üretir, fazla fark ise satılabilecek ürünü vitrinden saklar.
En sık nedenler
| Neden | Farkın yönü | Nasıl fark edilir? |
|---|---|---|
| Yanlış ürün gönderimi | Bir üründe eksik, diğerinde fazla | Benzer varyantlarda ters yönlü farklar |
| Kontrolsüz iade girişi | Satılamaz ürün stokta görünür | İade sonrası müşteri şikâyeti |
| Mal kabulde eksik sayım | Sistemde fazla | Tedarikçi irsaliyesiyle karşılaştırma |
| Kayıt yapılmayan fire ve hasar | Sistemde fazla | Kırık ve kusurlu ürün alanı |
| Elle stok değişikliği | Her iki yön | Stok hareketlerinde açıklamasız kayıt |
| Kayıp ya da hırsızlık | Sistemde fazla | Yüksek değerli küçük ürünlerde tekrar eden eksik |
Fark oranı nasıl hesaplanır?
İki ölçü kullanılır. Adet farkı oranı, toplam fark adedinin sistem adedine bölümüdür. Stok doğruluk oranı ise sayılan ürünler içinde farkı sıfır çıkan ürünlerin payıdır. İkincisi daha anlamlıdır, çünkü tek bir üründeki büyük fark ortalamayı gizleyebilir.
Kök neden bulma
- Farkı çıkan ürünün son sayımdan bu yana tüm stok hareketlerini listeleyin.
- Aynı dönemde benzer varyantlarda ters yönlü fark var mı, bakın; varsa paketleme hatasıdır.
- İade girişlerini ve kontrol kayıtlarını inceleyin.
- Mal kabul kayıtlarını tedarikçi belgeleriyle karşılaştırın.
Farkı yalnızca düzeltip geçmeyin. Neden bulunmazsa aynı fark bir sonraki sayımda yeniden çıkar.
Farkı önleyen süreçler
- Paketlemede barkod okutmayı zorunlu tutun.
- İade gelen ürünü kontrol etmeden satılabilir stoğa almayın.
- Mal kabulü koli bazında değil, ürün bazında sayın.
- Hasarlı ürünleri ayrı bir alanda ve ayrı kayıtta tutun.
- Döngüsel sayımla farkları küçükken yakalayın.
Muhasebe tarafı
Sayım farkının muhasebe kaydı ve vergisel sonuçları ayrı bir konudur. Bu kayıtlar için mali müşavirinizle çalışın. Operasyon tarafında ise onaylanan doğru adedin aynı gün tüm satış kanallarına yansıtılması gerekir. Saystok'un depo sayımı sayım sonunda sistem ile raf arasındaki farkları listeler. Nedenlerin ayrıntısı stok farkı neden oluşur yazısında.