Stok takip programı nasıl seçilir? Kriterler ve deneme testi
Stok takip programı seçerken önce sattığınız kanalları, varyant yapınızı ve depo düzeninizi destekleyip desteklemediğine bakın. Ardından deneme süresinde gerçek ürünlerinizle stok senkronunu, sayımı ve hata bildirimini test edin. Bu yazı stok takibine odaklanan seçim kriterlerini bir tabloda toplar, demo görüşmesinde sorulacak soruları ve deneme süresi için gün gün bir test planını verir.
Stok takip programı ne yapmalı?
Stok takip programının temel işi, elinizdeki her ürünün adedini tek bir doğru kayıtta tutmak ve bu rakamı satış yaptığınız her yere aynı şekilde yansıtmaktır. Pazaryerinde satan bir işletme için bu beş işleve ayrılır:
- Tek stok kaydı: Her ürün ve varyant için tek bir doğru rakam.
- Hareket geçmişi: Rakamın ne zaman, neden ve hangi siparişle değiştiğinin kaydı.
- Kanal senkronu: Bir kanaldaki satışın diğer kanallarda stoktan düşmesi.
- Sayım: Sistem ile raf arasındaki farkı bulup düzeltmek.
- Uyarı: Kritik stok, hata veren güncelleme ve şüpheli sıfır stok için bildirim.
Muhasebe programlarının stok modülleri genellikle ilk ikisini yapar. Pazaryeri satıcısının asıl ihtiyacı ise üçüncüsüdür. Genel entegrasyon sorularını entegrasyon yazılımı seçerken sorulacak 12 soru yazısında ele aldık; bu yazı yalnızca stok takibine odaklanır.
Önce kendi ihtiyacınızı yazın
Programlara bakmadan önce beş sorunun cevabını bir kâğıda yazın. Bu cevaplar, hangi kriterin sizin için kritik olduğunu belirler:
- Hangi kanallarda satıyorum, bir yıl içinde hangilerini açmayı düşünüyorum?
- Kaç ürünüm ve kaç varyantım var?
- Stok kaç yerde duruyor: tek depo mu, depo ve mağaza mı, birden çok depo mu?
- Stoku kaç kişi güncelliyor?
- Ürünlerimde barkod var mı, her varyantın benzersiz bir stok kodu var mı?
Son soru en çok gözden kaçandır. Barkodu ve düzgün stok kodu olmayan bir katalogda en iyi program bile ürünleri güvenle eşleştiremez. Bu durumda önce barkod tanımlama işini planlayın.
Seçim kriterleri tablosu
Aşağıdaki tabloyu her aday program için doldurun. "Nasıl kontrol edilir" sütunu, satış sunumunda söyleneni değil deneme süresinde göreceğiniz kanıtı tarif eder.
| Kriter | Neden önemli | Nasıl kontrol edilir |
|---|---|---|
| Kanal desteği | Bağlanmayan kanalın stoku elle kalır | Sattığınız her kanalı denemede bağlayın |
| Ürün eşleştirme | Yanlış eşleşme, stoku yanlış ürüne yazar | Barkod ve stok koduyla öneri geliyor mu, onay sizde mi? |
| Varyant desteği | Stok beden ve renk düzeyinde tutulur | Bir modelin tüm varyantları ayrı görünüyor mu? |
| Senkron hızı | Gecikme, çift satış penceresidir | Test satışından sonra diğer kanalların düşüş süresini ölçün |
| Fazla satış koruması | Hatalı sıfır ya da fazla stok vitrini bozar | Şüpheli sıfır stokta onay isteniyor mu? |
| Hata bildirimi | Reddedilen güncelleme sessizce kalmamalı | Bilerek hatalı bir güncelleme yapıp uyarıya bakın |
| Stok geçmişi | Farkın izini sürmenin tek yolu | Bir ürünün son 7 günlük hareketlerini görün |
| Barkodlu sayım | Elle sayım iki hata noktası üretir | Telefonla ya da okuyucuyla sayım deneyin |
| Çoklu lokasyon | Depo ve mağaza ayrı stok tutar | Lokasyon seçimi ya da ayrımı var mı? |
| İade akışı | Kontrolsüz iade, olmayan ürünü satar | İade stoğa onaysız giriyor mu? |
| Dışa aktarma | Verinize her zaman ulaşabilmelisiniz | Ürün ve stok listesini dosya olarak alın |
| Veri güvenliği | API anahtarı ve müşteri verisi emanettir | Erişim, yetki ve saklama sorularını sorun |
Senkron hızı: gerçekçi beklenti
"Anında senkron" iddiasını yorumlarken pazaryerlerinin kendi kurallarını bilmek gerekir. Senkronun hızı yalnızca programa değil, pazaryerinin API'sine de bağlıdır.
Trendyol'un dokümanına göre stok ve fiyat güncellemeleri eş zamana yakın işlenir, ancak gövdesi aynı olan istek 15 dakika boyunca tekrar gönderilemez ve yalnızca değişen stokların gönderilmesi istenir (Trendyol: Stok ve Fiyat Güncelleme). Ayrıca 14 Eylül 2026'dan itibaren stok ve fiyat servisleri, mağazanın listeleme kademesine göre değişen ortak bir istek sınırını paylaşır (Trendyol: Servis Limitleri).
Bu kurallar iki şey söyler. Birincisi, iyi bir program yalnızca değişen ürünleri gönderir ve sınırlara takılmadan sıraya koyar. İkincisi, binlerce ürünlük toplu güncellemelerin dakikalar sürmesi normaldir. Asıl önemli olan tek bir satıştan sonra diğer kanalların ne kadar sürede düştüğüdür. Bunu deneme süresinde kendiniz ölçün.
Demo görüşmesinde sorulacak sorular
Aşağıdaki sorular stok takibine özeldir. Cevabı "evet" olsa bile ekranda göstermelerini isteyin.
- Bir kanalda satış olduğunda diğer kanallarda stok nasıl ve ne sürede düşüyor?
- Hangi mağazanın rakamı doğru kabul ediliyor, bunu ben seçebiliyor muyum?
- Pazaryeri bir güncellemeyi reddederse nereden görürüm, bana bildirim gelir mi?
- Stok sıfıra düştüğünde ürün her yerde hemen kapanıyor mu, yoksa onay alınabiliyor mu?
- İade edilen ürün stoğa ne zaman ve kimin onayıyla ekleniyor?
- Sayım sonucu tüm kanallara nasıl yansıyor?
- Bir ürünün stok geçmişini geriye dönük ne kadar görebilirim?
- Aboneliği bırakırsam ürün ve stok verimi nasıl alırım?
Veri güvenliği: API anahtarı ve müşteri verisi
Stok programına pazaryeri API anahtarınızı verirsiniz ve program siparişlerle birlikte müşteri adını ve adresini de okur. Bu yüzden program seçimi aynı zamanda bir veri güvenliği kararıdır.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun açıklamasına göre veri sorumlusu, uygun güvenlik düzeyini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Kişisel veriler kendi adına başka bir kişi tarafından işleniyorsa, tedbirlerin alınmasından o kişiyle birlikte müştereken sorumludur (KVKK: Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler). Yani programın veriyi nasıl koruduğu sizin de sorumluluğunuzdadır.
- Veriler nerede saklanıyor, kimler erişebiliyor?
- Ekip arkadaşlarına ayrı kullanıcı ve sınırlı yetki verilebiliyor mu?
- API anahtarını pazaryeri panelinden yenilediğimde ne yapmam gerekiyor?
API anahtarının ne olduğunu ve neye yetki verdiğini API anahtarı nedir rehberi anlatır.
Deneme süresinde neyi test etmelisiniz?
Deneme süresini ekranlara bakarak değil, gerçek bir iş haftası yaşatarak kullanın. Aşağıdaki plan küçük bir mağaza için bir haftalıktır:
| Gün | Test | Başarılı sayılır, eğer |
|---|---|---|
| 1 | İki kanalı bağlayın, ürünleri çekin | Ürünler ve varyantlar eksiksiz geldiyse |
| 2 | Eşleştirmeyi yapın | Barkodlu ürünlerin çoğu otomatik önerildiyse, kalanlar elle bağlanabildiyse |
| 3 | Stok kaynağını seçin, senkronu açın | Tüm kanallarda aynı rakamlar göründüyse |
| 4 | Bir test satışı yapın | Diğer kanalda stok makul sürede düştüyse |
| 5 | Bir iade ve bir fire kaydedin | İade onaysız stoğa girmediyse, fire geçmişte göründüyse |
| 6 | 20 ürünlük bir sayım yapın | Farklar listelendiyse ve onaydan sonra kanallara yazıldıysa |
| 7 | Stok geçmişini ve hata ekranını inceleyin | Her değişikliğin nedenini bulabildiyseniz |
Senkronu ilk günlerde dikkatle izleyin. Eşleştirme tamamlanmadan otomatik yazmayı açmak, yanlış stok yazılmasına yol açabilir. Test satışını düşük fiyatlı bir üründe ya da kendi hesabınızla yapın.
Fiyatı doğru karşılaştırmak
Aylık ücret tek başına doğru karşılaştırma değildir. Toplam maliyete şunları ekleyin: kanal, ürün ya da sipariş başına ek ücret olup olmadığı, ayrı satılan modüller, kurulum ücreti ve yıllık ödemedeki fark. Karşı tarafa da programın önleyeceği kayıpları koyun: stok yetersizliğinden iptaller, panel panel güncellemeye giden saatler ve sayım farkları.
Örnek olarak Saystok stok senkronu, fazla satış koruması, telefonla barkodlu depo sayımı ve stok geçmişini sunar ve 30 gün ücretsiz denenebilir. Hangi programı seçerseniz seçin, kararı deneme haftasının sonuçlarına göre verin. Hâlâ Excel kullanıyorsanız geçiş işaretleri için Excel ile stok takibi yazısına bakın.
Sık sorulan sorular
Ücretsiz bir stok takip programı yeterli olur mu?
Tek kanalda ve az ürünle satıyorsanız yeterli olabilir. Birden fazla pazaryerinde satıyorsanız asıl ihtiyacınız kanallar arası senkrondur ve bu genellikle ücretsiz araçlarda sınırlıdır. Kararı, önleyeceğiniz iptal ve zaman kaybıyla karşılaştırarak verin.
Muhasebe programımın stok modülü işimi görür mü?
Muhasebe programları stoku fatura ve irsaliye üzerinden izler; pazaryerlerindeki stoku kendiliğinden güncellemez. Tek kanalda yeterli olabilir. Çok kanalda, siparişler pazaryerinden geldiği anda stoku düşüren bir senkron gerekir.
Deneme süresinde canlı mağazamı bağlamak riskli mi?
Doğru sırayla ilerlerseniz değil. Önce ürünleri çekin ve eşleştirin, rakamları kontrol edin, otomatik stok yazmayı en son açın. Eşleştirme bitmeden senkronu açmak yanlış ürüne stok yazılmasına yol açabilir.
Stok takip programına geçiş ne kadar sürer?
Barkodlar ve stok kodları düzgünse bağlantı ve eşleştirme birkaç gün içinde biter. Kodlar dağınıksa önce katalog temizliği gerekir ve süre bu işe bağlıdır. İlk tam sayımı geçişten hemen sonra yapmak, temiz bir başlangıç sağlar.
Birden fazla depom yoksa çoklu lokasyon desteğine ihtiyacım var mı?
Bugün yoksa bile bir fiziksel mağaza ya da ikinci depo planlıyorsanız bu kriteri not edin. Tek depoda çalışan bir işletme için öncelik kanal senkronu, eşleştirme ve sayımdır. Lokasyon yapısı için çoklu depo ve mağaza stok yönetimi yazısına bakabilirsiniz.