Excel ile stok takibi: şablon, formüller ve Excel'in sınırları

Excel ile stok takibi kimler için uygun?

Excel ücretsizdir ya da zaten elinizdedir, esnektir ve öğrenmesi kolaydır. Bu yüzden çoğu işletme stok takibine Excel ile başlar. Şu koşullarda gayet iyi çalışır:

• Tek bir kanalda, örneğin yalnızca Trendyol'da satıyorsanız.
• Ürün ve varyant sayınız elle yönetilebilecek kadar azsa.
• Dosyayı tek bir kişi güncelliyorsa.
• Siparişleri gün içinde düzenli olarak işleyebiliyorsanız.

Bu koşullardan biri değiştiğinde Excel'in sınırlarına çarparsınız. O sınırları yazının sonunda anlatıyoruz. Önce Excel'i doğru kurmanın yoluna bakalım; çünkü yanlış kurulmuş bir dosya, tek kanalda bile hata üretir.

Doğru yapı: iki sayfa, ürünler ve hareketler

En sık yapılan hata, her ürünün yanına bir "stok" sütunu açıp rakamı elle değiştirmektir. Bu yöntemde rakam neden değişti, kim değiştirdi, hangi sipariş düştü bilinmez. Sayım farkı çıktığında izini süremezsiniz.

Doğru yapı iki sayfadan oluşur. Ürünler sayfasında her ürün ve varyant bir satırdır. Hareketler sayfasında ise her stok girişi ve çıkışı ayrı bir satır olarak kaydedilir. Mevcut stok elle yazılmaz; hareketlerin toplamı olarak formülle hesaplanır. Böylece her rakamın arkasında bir kayıt olur.

Hareketler sayfasının sütunları

• Tarih: Hareketin olduğu gün.
• Stok kodu: Ürünler sayfasındaki kodla birebir aynı.
• Hareket türü: Giriş, Satış, İade, Fire, Sayım düzeltme gibi sabit bir liste.
• Kanal: Trendyol, Hepsiburada, kendi siteniz, mağaza.
• Adet: Girişler artı, çıkışlar eksi işaretli.
• Belge no: Sipariş, irsaliye ya da fatura numarası.
• Not: Fire nedeni, sayım açıklaması gibi.

Ürünler sayfasının sütunları

Basit bir şablon için aşağıdaki sütunlar yeterlidir. Son iki sütun elle doldurulmaz, formülle hesaplanır.

Stok kodu her varyant için benzersiz olmalıdır; adlandırma kuralı için varyantlı ürünlerde stok takibi yazısına bakın. Kritik stok değerini tahminle değil satış hızı ve tedarik süresiyle belirleyin (güvenlik stoku ve yeniden sipariş noktası). Birim maliyeti KDV hariç tutmak kâr hesabını kolaylaştırır; dönüşüm için KDV hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Kullanacağınız formüller

Formülleri adım adım ve düz bir dille anlatıyoruz. Türkçe Excel'de bağımsız değişkenler genellikle noktalı virgülle ayrılır.

Mevcut stok: ÇOKETOPLA

Ürünler sayfasındaki "Mevcut stok" hücresinde ÇOKETOPLA işlevini kullanın. İlk bağımsız değişken toplanacak aralıktır, yani Hareketler sayfasındaki Adet sütunu. Ardından ölçüt aralığı ve ölçüt çiftleri gelir: ölçüt aralığı Hareketler sayfasındaki Stok kodu sütunu, ölçüt ise bu satırdaki stok kodudur. Microsoft'un Türkçe yardım sayfası işlevin bağımsız değişken sırasını örnekle anlatır (Microsoft: Birden çok koşula dayalı toplama). Girişler artı, çıkışlar eksi yazıldığı için sonuç doğrudan eldeki adettir.

Kanal bazında satış

Aynı işleve iki ölçüt daha ekleyin: hareket türü "Satış" ve kanal "Trendyol". Böylece her ürünün hangi kanalda ne kadar sattığını görürsünüz. Sonuç eksi çıkar; başına eksi işareti koyarak artıya çevirebilirsiniz.

Durum: EĞER

"Durum" hücresinde EĞER işleviyle şunu sorun: mevcut stok kritik stoktan küçük ya da ona eşitse "Sipariş ver", değilse "Yeterli" yazsın. Koşullu biçimlendirmeyle "Sipariş ver" yazan satırları kırmızıya boyayın.

Ürün adını getirme: DÜŞEYARA ya da ÇAPRAZARA

Hareketler sayfasına stok kodunu yazdığınızda ürün adının kendiliğinden gelmesi için DÜŞEYARA ya da ÇAPRAZARA kullanın. Aranan değer stok kodu, aranacak tablo Ürünler sayfasıdır. Ürün adı gelmiyorsa stok kodunu yanlış yazmışsınız demektir; bu, hatayı anında yakalayan bir kontroldür.

Stok değeri

Mevcut stoku birim maliyetle çarpın ve sütunun toplamını alın. Bu rakam rafta bekleyen paranızdır; yavaş dönen ürünleri görmek için ölü stok yazısına bakın.

Hatalı girişi baştan engelleyin: veri doğrulama

Excel'in veri doğrulama özelliği, hücrelere girilebilecek veri türünü ve değeri kısıtlar. Hareket türü sütununu açılır listeye bağlayın, adet sütununa yalnızca tam sayı girilmesine izin verin, stok kodunu Ürünler sayfasındaki listeden seçtirin.

İki noktaya dikkat edin. Birincisi, Excel daha önce girilmiş geçersiz verileri kendiliğinden bildirmez; Veri sekmesindeki veri doğrulama menüsünden geçersiz verileri daire içine aldırabilirsiniz. İkincisi, çalışma kitabı paylaşılmışsa paylaşımı durdurmadan doğrulama ayarlarını değiştiremezsiniz (Microsoft: Veri doğrulama). Doğrulama kurallarını dosyayı paylaşmadan önce kurun.

• Barkod ve stok kodu sütunlarını "Metin" biçimine alın; aksi halde baştaki sıfırlar silinir, uzun numaralar bilimsel gösterime döner.
• Formül sütunlarını koruyun ki yanlışlıkla üzerine rakam yazılmasın.
• Dosyanın tarihli bir yedeğini her hafta ayrı kaydedin.

Excel'in çoklu kanalda yetersiz kaldığı yerler

Excel bir kayıt aracıdır; pazaryerleriyle konuşmaz. İkinci bir satış kanalı açtığınızda şu sorunlar başlar:

• Gerçek zamanlı değildir. Bir siparişi Excel'e girene kadar dosyadaki stok yanlıştır. Bu sürede başka bir kanalda aynı ürün satılabilir.
• Pazaryerine stok yazmaz. Excel'deki rakamı her panele ayrıca girmeniz ya da toplu dosyayla yüklemeniz gerekir. Her kanal, ayrı bir el işi ve ayrı bir hata ihtimalidir.
• Çift satış penceresi açık kalır. Son adetlerde iki kanaldan dakikalar arayla sipariş gelir; birini iptal etmek zorunda kalırsınız (çift satış sorunu).
• Birden çok kişiyle zorlaşır. Aynı dosyayı aynı anda düzenleyen iki kişi birbirinin girişini ezebilir. Paylaşılan dosyada doğrulama kurallarını değiştirmek de kısıtlıdır.
• Varyantla birlikte büyür. Beş renk ve altı beden, tek bir model için otuz satır demektir. Satır sayısı arttıkça kontrol zorlaşır.
• İz zayıftır. Hareket sayfasını özenle tutsanız bile hangi rakamın pazaryerine ne zaman yazıldığını Excel bilmez.

Geçiş işaretleri: Excel'den çıkma zamanı geldi mi?

Aşağıdaki işaretlerden ikisi ya da daha fazlası sizde varsa Excel artık size zaman kazandırmıyor, zaman kaybettiriyordur:

• İkinci bir pazaryeri ya da kendi sitenizi açtınız.
• Stok yetersizliğinden iptal ettiğiniz siparişler düzenli hale geldi.
• Siparişleri gün içinde değil gün sonunda toplu girmeye başladınız.
• Her sayımda sistem ile raf arasında büyük farklar çıkıyor.
• Dosyayı birden fazla kişi düzenliyor.
• Kampanya dönemlerinde stoku yetiştiremiyorsunuz.

Excel'den yazılıma geçerken

Excel'deki emeğiniz boşa gitmez. Temiz bir stok kodu ve barkod listesi, yazılıma geçişin en değerli girdisidir. Geçişten önce şu üç işi yapın: her varyantın benzersiz bir stok kodu ve barkodu olduğunu kontrol edin, tam bir sayım yapın, ürün adlarını sadeleştirin.

Bir stok takip programı Excel'deki hareket mantığını otomatik yürütür: siparişler kendiliğinden düşer, stok her kanala yazılır, her değişiklik geçmişte kalır. Örneğin Saystok bir kanaldaki satışı diğer kanallarda stoktan düşer ve sayımı telefonla barkod okutarak yaptırır (depo sayımı). Program seçerken nelere bakacağınızı stok takip programı nasıl seçilir yazısında anlattık.