Hepsiburada stok güncelleme nasıl yapılır? Panel, Excel ve API
Hepsiburada'da stoku satıcı panelinden tek tek, Excel ile toplu olarak ya da API üzerinden bir entegrasyonla güncellersiniz. Stok, ürünün ortak katalog kaydına değil sizin listelemenize aittir; güncellemeyi kendi satıcı stok kodunuz üzerinden yaparsınız. Bu yazı üç yöntemi, Hepsiburada'ya özgü noktaları ve stok güncel tutulmazsa yaşanacakları anlatır.
Hepsiburada'da stok neye bağlıdır?
Hepsiburada'da bir ürünün iki katmanı vardır. Katalog ürünü, ürünün adı, görselleri, özellikleri ve barkoduyla tanımlandığı ortak kayıttır. Listeleme ise sizin o ürünü satma teklifinizdir: fiyatınız, stokunuz ve kargoya hazırlık süreniz burada durur. Aynı katalog ürününü birden fazla satıcı satabilir ve her satıcının listelemesi ayrıdır.
Bu ayrım stok güncellemede iki sonuç doğurur. Birincisi, stoku değiştirdiğinizde katalog kaydına değil yalnızca kendi listelemenize dokunursunuz. İkincisi, ürünü tanımlamak için birden fazla kod kullanılır:
| Kavram | Ne anlama gelir | Stok güncellemedeki rolü |
|---|---|---|
| Katalog ürünü | Ürünün ortak kaydı: ad, görsel, özellik, barkod | Stok burada tutulmaz |
| Listeleme | Sizin satış teklifiniz: fiyat, stok, hazırlık süresi | Stok burada değişir |
| Satıcı stok kodu | Sizin ürüne verdiğiniz kod (merchant SKU) | Kendi sistemlerinizle eşleştirmenin anahtarı |
| Hepsiburada SKU | Hepsiburada'nın ürüne verdiği kod | Ürünü Hepsiburada tarafında tanımlar |
| Barkod (GTIN) | Ürünün evrensel numarası | Katalogda doğru ürünü bulmayı sağlar |
Barkod, GS1 sisteminde GTIN olarak geçer; eski adı EAN'dır ve ürünün dünya genelindeki benzersiz numarasıdır (GS1 Türkiye SSS). Aynı barkodu tüm kanallarda kullanmak, ürünü pazaryerleri arasında eşleştirmeyi kolaylaştırır.
Satıcı panelinden tek tek güncelleme
Hepsiburada satıcı paneline girin ve listelemelerinizin bulunduğu ürün ekranını açın. Ürünü satıcı stok kodu, barkod ya da adıyla bulun. Stok alanına yeni adedi yazıp kaydedin. Panel ekranları zaman zaman yenilenir; adımları bulamazsanız panel içindeki yardım bölümünde "stok güncelleme" araması yapın.
Varyantlı ürünlerde her beden ve renk ayrı bir listelemedir ve kendi satıcı stok kodu vardır. Stoku ürün adına değil stok koduna bakarak girin. Aynı adı taşıyan iki satırdan yanlış olanı güncellemek, en sık görülen panel hatasıdır.
Panel ne zaman yeterlidir?
- Yalnızca Hepsiburada'da satıyorsanız.
- Ürün sayınız az ve stok değişiklikleriniz seyrekse.
- Stokunuzu başka bir dosyada ya da programda tutmuyorsanız.
Bu koşullardan biri değiştiğinde elle güncelleme hata üretmeye başlar. Özellikle aynı ürün başka bir pazaryerinde de satılıyorsa, iki panel arasındaki gecikme çift satışa yol açar (çift satış sorunu).
Excel ile toplu stok güncelleme
Çok sayıda ürünün stokunu değiştirmek için panelin toplu işlem bölümünü kullanırsınız. Mantık Trendyol'dakiyle aynıdır: listelemelerinizi Excel olarak indirirsiniz, stok sütununu güncellersiniz ve dosyayı geri yüklersiniz. Yükleme bittiğinde işlem sonucunu mutlaka açın.
Dosyayı hazırlarken
- Dosyayı her seferinde panelden yeni indirin. Eski dosyada silinmiş ya da yeni açılmış listelemeler eksik olabilir.
- Satıcı stok kodu ve barkod sütunlarına dokunmayın. Satırları listelemelerle eşleştiren alanlar bunlardır.
- Yalnızca değişen satırları bırakın. Dosya küçüldükçe hata riski de küçülür.
- Stok sütununa yalnızca sıfır ve üzeri tam sayı yazın. Excel'in veri doğrulama özelliği yanlış girişi baştan engeller (Microsoft: Veri doğrulama).
Kodların bozulması
Excel, "00125" gibi başında sıfır olan stok kodlarını "125" yapar. Uzun barkodları da bilimsel gösterime çevirebilir. Bozulan kod hiçbir listelemeyle eşleşmez ve satır hata verir. Düzenlemeye başlamadan önce kod sütunlarını "Metin" biçimine alın. Bir kez bozulan kodu geri almak için dosyayı panelden yeniden indirmeniz gerekir.
API ve entegrasyonla otomatik güncelleme
API ile güncellemede bir entegrasyon yazılımı Hepsiburada'ya bağlanır ve stok değiştiğinde yeni adedi kendisi gönderir. Hepsiburada'nın farkı, API erişiminin geliştirici portalındaki bir onaya bağlı olmasıdır. Bağlantı için Merchant ID, API Key ve User-Agent bilgileri gerekir; nasıl alınacağını Hepsiburada API bağlantısı rehberi anlatır. Onay birkaç iş günü sürebileceği için işe erken başlayın.
"Başarılı" cevabı işlem bitti demek değildir
Pazaryeri API'lerinde toplu stok güncellemeleri genellikle kuyruğa alınır. İlk cevap isteğin kabul edildiğini gösterir; sonuç ayrı bir sorguyla kontrol edilir. Trendyol bu mantığı dokümanında açıkça anlatır: istek bir işlem numarası döndürür ve her ürünün sonucu bu numarayla sorgulanır (Trendyol: Toplu İşlem Kontrolü). Hepsiburada'da da stok yüklemesinin sonucu bir takip numarasıyla izlenir. Kullandığınız yazılımın bu kontrolü yapıp yapmadığını sorun; yapmıyorsa reddedilen güncellemeleri fark etmezsiniz.
Eşleştirme her şeyin temelidir
Entegrasyon, kendi kaydınızdaki ürünün Hepsiburada'daki hangi listelemeye karşılık geldiğini bilmelidir. Bunu satıcı stok kodu ve barkodla yapar. Eşleştirme yanlışsa stok yanlış ürüne yazılır. Eşleştirmeyi senkronu açmadan önce kontrol edin (ürün eşleştirme rehberi).
Hangi yöntem size uygun?
Karar tablosu basittir. Tek kanalda ve az ürünle satıyorsanız panel yeterlidir. Tek kanalda çok ürününüz varsa panel ile Excel'i birlikte kullanın. Aynı stoğu Hepsiburada dışında bir pazaryerinde ya da kendi sitenizde de satıyorsanız API ile otomatik senkron gerekir.
Otomatik senkronda kritik soru, hangi kaydın doğru kabul edileceğidir. Bir mağazayı ya da merkezi stok kaydınızı tek kaynak seçersiniz; diğer kanallar ona göre güncellenir. Saystok'un stok senkronu Hepsiburada dahil bağlı mağazalarda bir satış olduğunda yeni adedi diğerlerine yazar. Kaynağın nasıl seçileceği stok kaynağı seçimi rehberinde.
Stok güncel değilse ne olur?
Stok gerçek adetten yüksekse olmayan ürün satılır ve siparişi iptal etmek zorunda kalırsınız. Pazaryerleri stok yetersizliğinden yapılan iptalleri satıcı performansında dikkate alır. Güncel ölçütler için satıcı panelinizdeki performans ekranına bakın.
Yasal taraf da önemlidir. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'nin 16. maddesi, malın stokta bulunmamasını teslimatın imkânsızlaşması olarak kabul etmez. Teslimatın gerçekten imkânsızlaştığı hallerde ise satıcının ve satıcı adına bedeli tahsil eden aracı hizmet sağlayıcının durumu üç gün içinde tüketiciye bildirmesini, tahsil edilen ödemeleri de bildirimden itibaren en geç on dört gün içinde iade etmesini ister (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği). Kısacası stokunuzu doğru tutmak hukuken de sizin sorumluluğunuzdadır.
Stok gerçek adetten düşükse ya da yanlışlıkla sıfırlanmışsa listelemeniz satış alamaz. Aynı ürünü başka bir satıcı da satıyorsa müşteri doğrudan ona gider. Bu, buybox kaybıyla aynı sonucu doğurur (buybox ve rakip fiyat takibi).
Hepsiburada'da sık yapılan stok hataları
- Kanallar arasında farklı stok kodu kullanmak. Aynı ürün Trendyol'da bir kodla, Hepsiburada'da başka bir kodla açılırsa eşleştirme zorlaşır. Mümkünse her yerde aynı stok kodunu ve barkodu kullanın (barkod tanımlama rehberi).
- İadeyi kontrol etmeden stoğa eklemek. İade depoya ulaşıp kontrol edilmeden stoğa eklenirse yoldaki ürün tekrar satılır.
- Yükleme sonucunu açmamak. Excel ya da API ile gönderilen ve reddedilen satır eski rakamda kalır.
- Kampanya öncesi stoğu doğrulamamak. İndirim döneminde satış hızı artar; yanlış rakam daha hızlı zarara dönüşür.
- Depodaki gerçek adedi bilmemek. Senkron yalnızca kayıttaki rakamı taşır. Kayıt yanlışsa her kanalda yanlış olur.
Hepsiburada stok kontrol listesi
- Her ürünün ve her varyantın benzersiz bir satıcı stok kodu var mı?
- Barkodlar tüm kanallarda aynı mı?
- Stok tek bir yerden mi yönetiliyor?
- Toplu güncellemelerin sonucu her seferinde kontrol ediliyor mu?
- İadeler depoda kontrol edildikten sonra mı stoğa giriyor?
- En çok satan ürünler haftada bir sayılıyor mu?
Trendyol için aynı yapıyı Trendyol stok güncelleme, N11 ve Çiçeksepeti için N11 ve Çiçeksepeti stok güncelleme yazısında bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Hepsiburada'da güncellediğim stok neden hemen görünmüyor?
Toplu güncellemeler ve API istekleri genellikle sıraya alınarak işlenir. Excel yüklemesinin ya da API isteğinin sonucunu kontrol edin; hata veren satır varsa eski rakam yerinde kalır. Tekil panel değişikliklerinde ise sayfayı yenileyip kaydın alındığından emin olun.
Satıcı stok kodu ile barkod aynı olabilir mi?
Aynı değeri kullanabilirsiniz, ama ikisinin işlevi farklıdır. Barkod ürünün evrensel numarasıdır, satıcı stok kodu ise sizin iç kodunuzdur. Önemli olan stok kodunun her varyant için benzersiz olması ve tüm kanallarda aynı kalmasıdır.
Hepsiburada API erişimi ne kadar sürede açılır?
API erişimi geliştirici portalındaki bir onaya bağlıdır ve bu onay birkaç iş günü sürebilir. Entegrasyon kurmayı düşünüyorsanız başvuruyu erkenden yapın. Onay gelene kadar stoku panelden ya da Excel ile yönetebilirsiniz.
Aynı ürünü başka satıcı da satıyorsa benim stokum etkilenir mi?
Hayır. Her satıcının listelemesi ayrıdır; sizin stokunuz yalnızca sizin listelemenize gelen siparişlerle düşer. Ancak stokunuz sıfırsa ya da fiyatınız rekabetçi değilse müşteri aynı ürünü diğer satıcıdan alır.
Trendyol ve Hepsiburada stokunu aynı anda nasıl güncel tutarım?
Tek bir stok kaynağı belirleyin ve iki mağazayı otomatik senkron yapan bir yazılıma bağlayın. Böylece bir kanalda satış olduğunda diğerinde stok kendiliğinden düşer. Elle iki paneli güncellemek, siparişler arttıkça çift satışa yol açar.